Relephant Legal Solutions (verder te noemen: ‘Relephant’) hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacy statement legt uit hoe wij, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), omgaan met uw privacy.

1. Toepassing

Dit privacy statement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Relephant persoonsgegevens verwerkt:

  1. (potentiële) cliënten;
  2. bezoekers aan het kantoorgebouw van Relephant;
  3. bezoekers van relephantlegal.nl;
  4. ontvangers van nieuwsbrieven van Relephant;
  5. deelnemers aan bijeenkomsten van Relephant;
  6. werknemers en sollicitanten (potentiele werknemers) van Relephant;
  7. alle overige personen die met Relephant contact opnemen of van wie Relephant persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

2. Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt ?

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon wordt als persoonsgegevens aangemerkt.

Wij kunnen in het kader van onze dienstverlening / praktijkvoering onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

  1. basisgegevens zoals uw voor- en achternaam, tussenvoegsel, titel;
  2. contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres, verblijfadres en telefoonnummer;
  3. gegevens betreffende het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken, zoals een IP-adres;
  4. alle overige op u betrekking hebbende persoonsgegevens, zowel gewone als
    bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens zoals uw nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats, BSN, paspoortnummer, CV, gezondheidsinformatie en/of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard.

De website van Relephant bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze hyperlinks en/of social media knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door andere partijen en/of het desbetreffende social media platform. Relephant is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is Relephant verantwoordelijk voor het privacy beleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen.

Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacy statements van deze platformen.

3. Doeleinden verwerking

Relephant verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. verlening van juridische diensten, waaronder uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
  2. advisering, bemiddeling en verwijzing;
  3. declaratie van verrichte werkzaamheden;
  4. voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen;
  5. werving en selectie (sollicitaties);
  6. marketing en communicatie activiteiten;
  7. evaluatie c.q. verbetering van onze dienstverlening (en/of website);
  8. het bijhouden van gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite die informatie verschaffen over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
  9. het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.

4. Verwerkingsgrondslagen

Relephant verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende juridische grondslagen:

  1. uw toestemming als betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
  2. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
  3. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (Wwft) en de Wet op de Rechtsbijstand, Advocatenwet, die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen; of
  4. in het geval wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

5. Persoonsgegevens delen met derden

Relephant deelt uitsluitend persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder) of het inschakelen van bepaalde hulppersonen (waaronder andere externe advocaten of (juridische) adviseurs) voor het verrichten van de juridische dienstverlening. Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten.

Relephant deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

Doorgifte van uw persoonsgegevens naar dergelijke derden geschiedt uitsluitend voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden en op basis van de in dit privacy statement vermelde grondslagen.

Door Relephant ingeschakelde derden, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de geldende (AVG) wet- en regelgeving. Te denken valt hierbij aan een accountant, notaris en/of een ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport ingeschakelde derde. Met derden die namens en in opdracht van Relephant persoonsgegevens verwerken, ‘verwerkers’, wordt voor zover vereist op grond van de toepasselijke wettelijke regels een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde eveneens gehouden is tot naleving van de AVG.

6. Doorgifte buiten de EER

Relephant geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Relephant er zorg voor dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

7. Beveiliging

Relephant heeft de vereiste technische en organisatorische maatregelen genomen uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Alle informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld en staat op beveiligde servers.

8. Bewaren van gegevens

Relephant bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in dit privacy statement genoemde doeleinden dan wel om aan de geldende wet- en regelgeving te voldoen. Daarna worden uw persoonsgegevens verwijderd c.q. vernietigd.

9. Wijzigingen privacy statement

Relephant kan dit privacy statement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van Relephant gepubliceerd. Het is verstandig dit privacy statement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

10. Uw rechten, vragen en klachten

Op basis van de wet heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan:

  1. het recht op inzage: dit betekent dat u een verzoek kan doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die Relephant van u verzameld heeft. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij bevoegd zijn om, vanwege bijvoorbeeld professioneel verschoningsrecht, niet te voldoen aan uw verzoek om kopieën van persoonsgegevens te verstrekken;
  2. het recht op rectificatie of verbetering van uw gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  3. het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens: daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij verplicht zijn om uw gegevens te bewaren om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen;
  4. het recht om bezwaar te maken tegen of te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook hierbij geldt dat er omstandigheden kunnen zijn waardoor wij niet aan uw verzoek kunnen / hoeven te voldoen;
  5. het recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat u het recht heeft uw gegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Daarbij heeft u het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke;
  6. het recht om bezwaar te maken tegen profilering;
  7. het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  8. en het recht om de door u eerder gegeven toestemming in te trekken. Ook in dit geval kunnen er zich omstandigheden voordoen waarin wij bevoegd zijn uw gegevens te blijven verwerken, met name indien de verwerking daarvan een vereiste is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.

Om er zeker van te zijn dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Relephant neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Contact:
Bij vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met Relephant via: info@relephantlegal.nl of Relephant Legal Solutions, t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming, Sarphatistraat 370
, 1018 GW Amsterdam

Een vraag, klacht of verzoek, proberen wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/